マンション管理組合の理事長のお仕事

実は今期の理事会は全て終わり、残すところは通常総会だけとなっている。

就任当初は、ことあるごとに仕事の紹介をしようと思っていた。しかしながら、ちょっと気持ちを整理しないと、フラットにかつぼかした感じに書く自信がなかったので、在任中の投稿は控えていた。

また、リアルに目の前で起こっているトラブルを書き連ねることのリスクは大きいので、解決してからにしようとも思っていた。どこで誰が見ているか分からないものだし、未解決の問題を書き綴るのもストレスだからだ。

やっと任期も終わるので、これから小出しにポツポツと書いていこうと思う。

さて今回は、理事長のルーティンワークを紹介する。

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名義変更

理事長に就任すると、銀行口座などの名義が旧理事長の名義になっているので、それをことごとく変更することになる。

たいてい、口座は複数に分けてあり、5行(5つ銀行)くらいに口座があるので、そこで管理組合の実印を押していく。

その他、保険などの名義も変えていくので、結構な数の書類に署名と捺印をしていくことになるので、就任当日から30分ほどのデスクワークになった。

他にも、捺印して送り返すような書類がいくつか届くので、初めのうちは郵便受けのチェックの頻度は2日に1回程度にしておかないとちょっと怖い。

作業報告書のファイリング

うちのマンションは浄化槽を持っているので、結構な頻度で作業報告書がポスティングされる。

他にも、各種点検や植栽の手入れの報告も入る。

月ごとに正式な書類として作業報告書がまとめて送られてくるので、これをファイリングしておく。

約3ヶ月に1回程度の理事会

理事長は基本的に必ず毎回理事会に参加することになる。そのため、開催の日取りは理事長のスケジュールが優先される。

基本的には管理会社にお任せしておけば、議事録まで仕上げてくれるので、後日、議事録を確認して送り返すのが習わしとなっている。

その他諸々

警察から防犯カメラの開示要請があったり、何かが壊れたときの購入許可であったり、あるいは住民からのクレームの相談が管理会社の担当者経由でくる。

また、私のマンションは町内会にも組み入れられているので、一大イベントである夏祭りにも役割があって、お弁当1つで1日労働(それが2日間)をすることにもなった。

最後に

適当にやって押印していればいいのかと思いきや、なにかと問題が持ち上がってきて、判断を迫られることになる役職だ。

そうはいっても一大決断をすることはなく、いわゆる「忖度」して、それをうまく説明することが求められるような気がする。要はストーリーテリングである。

結果よりも結果に至るプロセスを納得してもらう必要があるということだ。

「日本の大人」を感じる経験であった。

今後は、恐らくどこのマンションでもある個別の問題の話をぽつぽつとしていこうと思う。どこかのマンションの新任理事長のお役に立てれば幸いである。

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